Conditions générales

Les présentes conditions générales sont d’application sur toutes les relations professionnelles entre le professionnel et le client.

Toute dérogation doit être acceptée expressément et par écrit par les deux parties.

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.

Conformément au droit commun, la mise en cause de la responsabilité du professionnel ne peut être envisagée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par celui-ci.

2.1 Début de la convention

À défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet :

• soit au moment où le professionnel réceptionne la lettre de mission, signée par le client, et la contresigne à son tour ;
• soit au moment où le professionnel commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur en raison de circonstances particulières.

Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont dans tous les cas soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission, dont les dispositions sont réputées conclues entre Parties, pour autant que ces documents contractuels aient été remis au client.

2.2 Transfert éventuel de la convention

En cas de transfert de la présente convention, notamment en vertu d’une cession de clientèle, à une personne morale reconnue par l’Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-Comptables (ci-après  » l’ITAA), le professionnel informera le client par écrit, au plus tard dans les quinze jours du transfert, des coordonnées complètes du repreneur en ce compris son numéro d’inscription au registre public de l’ITAA.

Le client et le professionnel reconnaissent et acceptent que la convention soit purement et simplement poursuivie avec le repreneur telle qu’initialement conclue entre les parties.

Le professionnel et le client pourront en tout temps résilier la présente convention et/ou les mandants attenant à la lettre de mission moyennant l’envoi d’un courrier électronique et tenant compte des modalités prévues ci-après.

La résiliation par le client peut se faire par le successeur du professionnel dûment mandaté à cet effet par le client.

En aucun cas, le remplacement du responsable de l’exécution de la mission ne pourra être invoqué par le client comme cause légitime de résiliation de la convention.

Le professionnel a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà effectuées.

3.1 Missions récurrentes

3.1.1. Définition

Par « mission récurrente », on entend : toutes les missions qui ont un caractère répétitif constituée de prestations successives de même nature qui doivent être exécutées dans des délais connus au préalable et qui ne satisfont pas à la définition visée à l’article 3.2.1 de « missions non récurrentes ».

3.1.2. Durée et fin de convention

Sauf clause contraire précisé dans la lettre de mission, la convention pour une mission récurrente est censée être conclue pour une durée indéterminée.

Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment, aux conditions suivantes :

• La résiliation doit être notifiée à l’autre partie par courrier recommandé ;
• Sauf clause contraire dans la lettre de mission, un délai de préavis de 3 mois doit être respecté.

Ce délai peut, au choix du client s’il est l’auteur du préavis, être remplacé par une indemnité forfaitaire de rupture égale à 25% des honoraires correspondant aux prestations habituellement réalisées par le professionnel pour un exercice comptable complet ou, le cas échéant, une année calendrier.

Durant la période de préavis, les prescriptions de la lettre de mission et les présentes conditions générales restent en vigueur.

Sauf décision contraire des parties, la résiliation de la lettre de mission, même avec respect d’un délai de préavis, engendre l’arrêt immédiat des prestations du professionnel pour l’établissement des comptes annuels de l’exercice précédant la date de résiliation.

Un contrat distinct peut être conclu pour des prestations qui seront fournies après la fin de la convention, mais qui ont trait à la période durant laquelle la convention était encore en vigueur.

3.2 Missions non récurrentes

3.2.1. Définition

Les missions non récurrentes sont des missions ponctuelles et non répétitives dont la réalisation met un terme à la mission.

3.2.2. Durée et fin de la convention

Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée.

Elle se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par l’exécution des prestations convenues.

En application de l’article 1794 C. civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 C. civ., le client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée, moyennant paiement au professionnel :

• Des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés et ;
• De tout ce que le professionnel aurait pu gagner de manière complémentaire en cas d’exécution de la mission.

Cette indemnité est calculée sur base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution intégrale de la mission.

3.3. Suivi

À la fin de la convention, tous les livres et documents, propriété du client, sont mis à sa disposition ou à celle de son mandataire moyennant la rédaction d’un inventaire daté et signé lors de la reprise des documents en autant d’exemplaires originaux que de parties.

La fin de la mission:

• emporte retrait immédiat de tout mandat décerné pour le dépôts des déclarations fiscales IPP, ISOC, TVA, dépôt des comptes annuels ou représentation (ex: mandat électronique accès au registre UBO, …)
• exige du client qu’il reprenne sans délai toutes ses pièces comptables se trouvant chez le professionnel.

3.4 Honoraires (uniquement en cas de facturation forfaitaire)

Le forfait mensuel reste dû jusqu’à l’expiration de la mission (avec ou sans délai de préavis).

Le forfait annuel/trimestriel en cours est converti en forfait mensuel appliqué jusqu’à l’expiration de la mission (avec ou sans délai de préavis).

4.1. Dans tous les cas, le professionnel peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :

– Des circonstances mettant en péril l’indépendance du professionnel ;

– Des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes  professionnelles et déontologiques ;

–  Un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.2.) et dans la lettre de mission ;

Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client.

Selon les circonstances, le professionnel pourra faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en demeure au client.

Lorsqu’il met fin à la convention, le professionnel signale au client les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits qui doivent être effectués et pour lesquels il avait reçu mission.

4.2. En cas de faillite du client, la convention est résolue de plein droit.

4.3. Le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque le professionnel reste manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.1.) et, le cas échéant, dans la lettre de mission.

Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une mise en demeure écrite au professionnel.

En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires, provisions ou acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, le professionnel est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes.

Le professionnel en informe le client par écrit.

Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des travaux urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués endéans les trois mois, et pour lesquels le professionnel avait reçu mission, il le signale au client.

Tous les frais et les charges (en ce compris les amendes et indemnités) résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client.

Le professionnel a droit en toutes circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

6.1. Droits et obligations du professionnel

Excepté en ce qui concerne le respect des délais légaux (pour autant que le client respecte toutes ses obligations visées à l’article 6.2 ci-après), l’obligation prise par le professionnel à l’égard de son client est une obligation de moyens. Le professionnel exécute les missions qui lui sont confiées en toute indépendance et avec le soin requis.

Il veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’ITAA et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution de la convention.

L’exécution de la mission n’est pas – sauf stipulation contraire dans la lettre de mission – spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle.

Sauf stipulation contraire dans la lettre de mission, le professionnel n’est pas tenu de vérifier le caractère juste et complet des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de tout nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels.

Le professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures  – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.

Il n’est pas davantage responsable des conséquences d’éventuels manquements, fautes ou infractions commis avant son intervention.

L’exécution de la mission n’est pas – sauf stipulation contraire – spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle.

Le professionnel peut se faire assister des collaborateurs ou experts de son choix et faire exécuter, en totalité ou en partie, les missions qui découlent de la convention par un (des) préposé(s) ou expert(s).

Conformément à l’article 33 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales, le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d’assurance approuvé par le Conseil de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux.

Le professionnel, comme son(ses) mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à la réglementation en vigueur, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

6.2. Droits et devoirs du client

Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s’engage scrupuleusement à collaborer et à fournir précisément et à temps tous les documents, données et informations nécessaires pour l’exécution de la mission. Le client s’engage par ailleurs à :

• A mettre à disposition du professionnel, en temps utile, tous les documents, données et informations nécessaires pour l’exécution de la mission ;
• A exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant, conformément à la lettre de mission;
• A porter à la connaissance du professionnel toute donnée, tout événement ou développement susceptible d’influencer l’exécution de la mission ;
• Si le professionnel le lui demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets ;
• A vérifier si les documents et états produits par le professionnel correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans délai le professionnel.
• Fournir au professionnel les informations correctes, précises et actualisées et tout changement ultérieur à celles-ci impliquant une adaptation éventuelle de la mission du professionnel, et notamment et sans être exhaustif concernant la modification sensible de sa situation financière, sa trésorerie, ses bénéficiaires effectifs, et ceci, au plus tard dans les 15 jours de la prise de connaissance de ces information ou de leur changement par le client.
• Si le professionnel le lui demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets;
• Fournir les cartes d’identités qui seraient venues à échéances.

Faute de ce faire, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres, qui tomberaient sous le couvert de sa mission.

Par ailleurs, le client doit communiquer sans délai tout changement de ses coordonnées au professionnel et également tout changement au sein de ses bénéficiaires effectifs.

Enfin, le client s’engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l’égard de toute administration, fiscale, sociale, ou de tout autre créancier, quel qu’il soit.

Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. Le professionnel peut les détenir le temps nécessaire à l’exécution de sa (ses) mission(s). Le client a toujours le droit de les consulter, soit personnellement, soit par l’intermédiaire d’un (de) préposé(s) ou d’un (de) mandataire(s) porteur(s) d’une procuration écrite, à condition que ces pièces, livres et documents soient la propriété du client.

Il incombe au client de conserver les pièces et documents comptables (10 ans) et de les récupérer dès que le professionnel lui notifie leur disponibilité, à défaut des frais d’archivage supplémentaires peuvent être appliqués. Le professionnel s’engage à lui mettre régulièrement à disposition du client ses pièces comptables.

6.3. Interdiction de démarchage

Pour toute la durée de la convention, et durant une période de 12 mois après la fin de celle-ci, quelle que soit la raison de la cessation de la relation, le client et le professionnel s’engagent expressément à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant de l’autre partie impliqué dans l’exécution de la convention, ni à leur faire exécuter des travaux, directement ou indirectement (notamment par l’intermédiaire d’une personne morale), en dehors d’une convention entre le client et le professionnel, sauf accord écrit préalable de l’autre partie.

Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire d’un montant de 15 000,00  EUR.

7.1. Fixation des frais et honoraires

Les  honoraires et frais sont fixés conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, applicables au professionnel, et comme prévu dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

Les frais et honoraires sont dus au fur et à mesure de la réalisation des  prestations au bénéfice du client, même si la mission n’est pas nécessairement terminée.

7.2. Conditions de paiement

Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables au comptant.

Tout retard de paiement nous autorise à suspendre toute prestation jusqu’au règlement total des arriérés. A compter du jour qui suit l’échéance du délai de paiement de 30 jours civils, toutes les sommes incontestées et non payées portent de plein droit et sans mise en demeure préalable à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 7% des montants impayés + frais administratif.

Tout retard non imputable au professionnel dans l’exécution de sa mission n’empêche par la facturation forfaitaire mensuelle.

7.3. Acomptes

Le professionnel peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont portés en compte dans l’état final de frais et honoraires.

7.4. Contestation d’état de frais et honoraires

Toute contestation des honoraires doit nous être adressée par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de facturation. A l’expiration de ce délai, la créance non contestée est considérée comme définitive et son montant incontestablement dû. Le client est en outre présumé être d’accord avec les services facturés.

8.1. Limitation de responsabilité

Le professionnel veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’ITAA et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution des missions.

Le professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.

En outre, le professionnel ne peut être tenu responsable des fautes et erreurs professionnelles qui auraient été commises par quiconque avant l’entrée en vigueur de la lettre de mission.

Enfin, conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être recherchée que pour des missions dont il est démontré qu’elles ont été acceptées par lui.

Il est également demandé au professionnel et au client de s’adresser mutuellement, et autant que possible par écrit, leurs objections, remarques, recommandations et conseils.

La responsabilité du professionnel est limitée aux montants couverts par son contrat d’assurance professionnelles sauf en cas de faute commise avec une intention frauduleuse ou aux fins de nuire ou lors de l’accomplissement des missions spéciales réservées aux experts-comptables certifiés en vertu de la Loi.

8.2. Assurance du professionnel

Conformément à la réglementation en vigueur, le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d’assurance approuvé par le Conseil de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux.

Sa couverture est limitée au préjudice subi et au maximum à 5 fois¹² le montant des honoraires facturés pour les prestations à l’origine du sinistre.

Ces limitations s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance.

Lorsqu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d’une même faute, ils seront considérés comme ne constituant qu’un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.

Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d’une perte de profit, de goodwill, d’opportunités commerciales ou d’économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données, (c) de pertes ou dommages indirects, ne donneront lieu à aucune indemnisation.

Le professionnel, ainsi que ses mandataires ou employés, sont tenus, dans le cadre des missions qui leur sont confiées, au respect du secret professionnel, conformément à la législation applicable.

Par dérogation, la législation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme délie le professionnel de son secret professionnel.

Le client confirme qu’il est au courant du fait que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et s’engage à lui délivrer, sans délai, toute information et/ou document requis dans le cadre de ladite législation.

Le client reconnait avoir été informé que ses données personnelles sont traitées par le professionnel pour les besoins de la gestion contractuelle et administrative de son dossier, dans le respect des législations applicables et imposées au professionnel et pour l’exécution des missions convenues entre eux.

Il est informé que la déclaration de protection de la vie privée est en tout temps accessible via le site web du professionnel : www.delvauxassocies.be

L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge.

Toute contestation, de quelque nature que ce soit, relève de la compétence des cours et tribunaux  de l’arrondissement du Brabant Wallon dans lequel le bureau du professionnel est établi.

Les contestations relatives aux frais et honoraires peuvent être soumises à la Commission d’arbitrage de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux, qui se prononce par décision définitive rendue en premier et dernier ressort, sans frais de procédure.